Als een van je werknemers ziek wordt of een ongeval heeft gehad, baal je als werkgever natuurlijk enorm. Je gunt het niemand om ziek te zijn, maar daarnaast wil je ook dat het werk wordt gedaan. Je zult dingen moeten regelen om het werk van de zieke werknemer op te pakken. Daarnaast wil je, zeker bij langere periodes van ziekte, het overige personeel op de hoogte stellen van het feit dat je werknemer voorlopig niet op de werkvloer te vinden is. Misschien kun je zelfs met je werknemer afspreken dat hij toch een aantal uurtjes komt werken als dat mogelijk is. Maar mag dat? Mag je aan je overige personeel mededelen dat iemand ziek is? En mag je afspraken maken met je zieke werknemer?
‘Ziek’ in de agenda
Zodra je werknemer zich ziek meldt wil je aan de slag om te zorgen dat zijn werk opgepakt kan worden. Meestal zet je als werkgever in de agenda dat iemand ziek is en ga je overleggen met het overige personeel om de werkzaamheden tijdelijk over te nemen. Maar pas op! Je mag niet zomaar gegevens over de gezondheid van je werknemers vastleggen. Dit valt namelijk onder het verbod om bijzondere persoonsgegevens te verwerken.
Het enkele feit dat iemand zich ziek heeft gemeld is een gegeven over de gezondheid, ook al zegt dat niets over de aard van de aandoening. Dus als je in de agenda de woorden ‘ziek’ of ‘verzuim’ zet overtreed je de wet. Hier staan fikse boetes op, die de Autoriteit Persoonsgegevens kan opleggen. Het is dus verstandiger de woorden ‘niet aanwezig’ te gebruiken. Zo ligt er in ieder geval niets vast over de gegevens van de gezondheid.
Ook een beterschapswens (bijvoorbeeld via mail of WhatsApp) is niet toegestaan, omdat hieruit valt af te leiden dat je werknemer ziek is. In de boetebeleidsregels van de Autoriteit Persoonsgegevens staat hier (het schenden van het verbod om bijzondere persoonsgegevens te verwerken) een minimumboete van € 360.000,– op. Voor het opleggen van een boete is weliswaar opzet vereist, maar de bewijslast hiervoor ligt niet extreem hoog. Als de Autoriteit Persoonsgegevens kan aantonen dat jij als werkgever wist of behoorde te weten dat jouw gedrag in strijd is met de wet, kan dat voldoende zijn voor het opleggen van een boete.
Hou hier dus rekening mee als je een boete wil vermijden.
