Een belangrijke keuze die bij steeds meer organisaties speelt, is wat de organisatie in eigen beheer wil houden qua it en wat ze uit willen besteden. De motivatie voor uitbesteden is in de meeste gevallen het verlagen van kosten, maar er zijn ook andere factoren die een rol kunnen spelen bij de keuze voor het wel of niet uitbesteden.
Een van deze factoren bij de keuze voor uitbesteding is de mate van controle die de organisatie heeft op informatie. Voor sommige organisaties is het zaak deze controle zelf in de hand te hebben. Zij moeten dan wel zelf een vergelijkbare beveiliging inrichten als bij externe partijen. Soms is het verstandiger om diensten juist uit te besteden omdat leveranciers dit beter op orde hebben of efficiënter kunnen organiseren, bijvoorbeeld vanwege schaalvoordelen.
Een andere overweging kan zijn dat de organisatie door het intern uitvoeren of produceren meer controle op de uitvoering of realisatie van nieuwe producten heeft. Intern heeft de organisatie dan direct invloed op wat er gebeurt, hoe het gebeurt, wanneer het gebeurt en door wie het gebeurt. Een uitdaging bij het intern uitvoeren is om geschikt personeel te vinden met specifieke expertise die schaars in de markt is.
Een ict-regieorganisatie is een wijze van inrichten van de ict-organisatie waarbij die verantwoordelijk is voor de afstemming van vraag en aanbod van ict binnen de kaders van beleid en strategie van de organisatie. De organisatie bestaat over het algemeen uit twee onderdelen: een deel dat focust op de klant (vraag) en een deel dat focust op de leverancier (aanbod). Soms is er een derde onderdeel dat zich focust op generieke vraagstukken, zoals architectuur. Hierbij functioneren de onderdelen als een keten waar vragen en reacties daarop continu doorheen lopen.
De vraagkant heeft als startpunt de implementatie, instandhouding en verbetering van bedrijfsprocessen, en omschrijft de functionele ict-vereisten die nodig zijn voor de ondersteuning van deze processen. De aanbodzijde heeft de taak om te onderzoeken welke mogelijkheden de markt biedt en of de vereisten vanuit de vraagkant tegen de juiste prijs kunnen worden ingezet. De aanbodzijde richt zich op efficiëntie door de dingen op de juiste manier te doen. Hierbij hoort de afstemming met en regie op de verschillende leveranciers, in ieder geval op tactisch en operationeel niveau. Denk hierbij aan afstemming over geplande wijzigingen en risico’s, ook tussen de leveranciers. Ook bij incidenten en verstoringen is de afstemming tussen de aanbodkant van de regieorganisatie en de diverse leveranciers erg belangrijk.
De trend in- en outsourcing en de transitie naar een regieorganisatie is al jaren belangrijk en deze continuïteit in aandacht heeft zich vertaald naar een toegenomen volwassenheid op het gebied van het bewust in- en outsourcen. Vaak hoort daarbij de stap naar (het inrichten van) een regieorganisatie. De toegenomen volwassenheid en jarenlange aandacht heeft er ook voor gezorgd dat dit steeds minder als belangrijke trend wordt gezien en steeds meer een vaste waarde is geworden.
De verwachting is dat er steeds vaker gekozen zal worden voor uitbesteden. Organisaties worden steeds afhankelijker van technologische oplossingen om te concurreren en zich te onderscheiden. Het kunnen innoveren en experimenteren is daarvoor van groot belang. Gespecialiseerde organisaties hebben het voordeel dat zij flexibel capaciteit kunnen op- of afschalen (op experimenten) en dat risico’s kunnen mitigeren door schaalgrootte. Dit zorgt ervoor dat experimenteren en innoveren voor die organisaties makkelijker is en minder risico’s kent. Ook als innovatie intern georganiseerd wordt, is het verstandig om wel met de markt samen te blijven werken. Zo zorg je dat de organisatie ook op de nieuwste innovaties aangehaakt blijft.
Transitie naar cloud
De keuze voor het geven van prioriteit aan de transitie naar een regieorganisatie hangt vaak samen met het doorvoeren van het sourcingskader (inkoopstrategie per inkoopcategorie). Hierbij wordt, expliciet stilgestaan bij de keuze die de meeste ruimte geeft aan de interne organisatie om te werken aan het behalen van de bedrijfsdoelstellingen. Wel is hierbij het inrichten van een stevige regieorganisatie cruciaal omdat de ict-infrastructuur vaak wel de basis van de uitvoering vormt. Ook wordt de transitie naar de cloud vaak als reden gegeven voor het implementeren van een regieorganisatie. Het is vaak voordeliger en veiliger om dit extern te organiseren, mede door schaalvoordelen bij de leverancier.
Als laatste zal het binden en behouden van it-talent een alsmaar grotere uitdaging worden. Het outsourcen van bepaalde taken kan hierin een uitkomst bieden omdat de interne beschikbare capaciteit dan op strategische taken ingezet kan worden. Het nadeel hiervan is dat de binding en loyaliteit van het personeel bij de gecontracteerde organisatie met de contracterende organisatie vaak lager is. Anderzijds is het over het algemeen makkelijker om harde afspraken te maken en te sturen op resultaat. Kostentechnisch worden intern personeelsverloop, vakanties en ziekte vaak over het hoofd gezien, waarbij een it-dienstverlener dankzij schaalvoordeel, focus en efficiëntie vaak beter en zonder onderbrekingen kan leveren.
